Assistante de direction – Direction des soins H/F

Qui sommes-nous ?
Né de la fusion de deux établissements et ouvert en 2017, l’Hôpital Nord Franche-Comté est un établissement moderne et récent. L’ensemble des sites est doté d’équipements à la pointe de la technologie qui vous permettront d’exceller dans votre spécialité.

Situé en Franche-Comté, il est proche de la frontière Suisse et de l’Allemagne et est desservi par l’aéroport de Bâle et une gare TGV. Notre établissement propose un environnement de travail ressourçant et verdoyant au sein d’un patrimoine culturel et gastronomique riche.

Nos avantages :
- Crèche dédiée à l’établissement
- CGOS + Amicale du personnel
- Self d’entreprise
- Association sportive
- Évènements festifs
- Ateliers bien-être

En chiffres :
- 4500 professionnels (site de Trévenans et ses annexes)
- 1200 lits et 600 places en EHPAD
- 23 spécialités de médecine et 13 de chirurgie
- 95 000 passages aux urgences
- 125 000 admissions en hospitalisation
- 2800 naissances

Fidèle à nos valeurs d'égalité des chances et de diversité, notre établissement est handi-accueillant et met en oeuvre des actions concrètes pour accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Poste éligible au dispositif ADN Talent.

Identification du poste 

• Lieu d’activité : Direction des soins -  Site de Trévenans

• Grade / fonction : Agent/Adjoint administratif

• Quotité de travail : 100%

• Rattachement hiérarchique : Direction des soins

• Responsabilité hiérarchique : Coordinatrice Générale des Soins

• Relations fonctionnelles : Directions fonctionnelles, Cadres supérieurs de santé, cadres de santé, gestionnaires de dossiers RH

Conditions de travail 

• Horaires : 8h30-12h30 / 13h15-16h45,

• Contraintes organisationnelles et relationnelles : Présence en réunion d’encadrement, CSIRMT

• Matériels et outils utilisés : Outils bureautique: Word, Excel et PowerPoint, Vidéo projecteur - Logiciels : Evoluance, B.O

Définition de l'emploi

Le poste proposé s’articule autour de deux axes principaux : secrétariat de direction et gestion du recrutement des personnels soignants infirmiers, de rééducation et médico techniques.

La mission de secrétariat de la direction des soins intègre :

• La gestion de l’agenda (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)

• Réceptionne et filtre les appels téléphoniques

• Accueil physique des rendez-vous et des agents se présentant à la direction des soins

• Construit et mettre en ligne le tableau mensuel de gardes des cadres et gère les changements au quotidien

• Réserve les salles pour les différentes réunions

• Prépare et organise les différents événements professionnels liés à la direction :

• Gère les Instances (réunions CSIRMT et réunions d’encadrement) : établi l’ordre du jour en lien avec la CGS, organise les interventions, participe à l’instance, rédige le compte-rendu)

• Prépare, vérifie, met en forme les documents, les dossiers de la Direction des soins (documentation, rapports, supports de communication (PowerPoint, tableaux Excel, tableau world) ordre du jour, notes de service

• Gère, suit, et archive les dossiers, comptes rendus, courriers :

(Comptes rendus, réception courriers, réalise le tri des courriers, organise et archive les documents

• Structure et assure la transmission des informations en interne et en externe,

• Réalise les commandes de fournitures, de consommables et vérifie les livraisons.

• Gère les dossiers de protocoles de coopération (ARS) : dépôt du dossier sur la plateforme ARS avec l’ensemble des pièces demandées, modification des dossiers en cours au besoin.

La mission de gestion du recrutement des personnels soignants consiste à :

• Réceptionner, enregistrer des candidatures, et en assurer le suivi

• Gérer et mettre à jour la candidathèque au quotidien

• Organiser et planifier les entretiens de recrutement avec les cadres de pôle

• Réaliser les courriers (recrutements, réponses négatives)

• Gérer les mobilités : Assurer la publication des postes vacants en interne et en externe, suivre les candidatures, assurer la transmission, organiser les entretiens, faire les courriers de mobilité et réponses négatives.

• Gérer les demandes de stages soignants : réceptionner les demandes, faire le lien avec les cadres de pôles ou d’unité concernant le terrain de stage, rédiger les courriers de réponses.

• Gérer les réintégrations : après disponibilité, après promotion professionnelle, …

Diplômes, formations et prérequis 

• Diplômes de types BTS / BUT / Licence en gestion administrative ou équivalent

• Pré requis : expérience en secrétariat, rigueur, disponibilité, sens de l’organisation

Savoir-faire requis 

• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte-rendu, procès-verbal, rapport, dossier…),

• Hiérarchiser - prioriser les actions à mener et travailler avec rigueur,

• Travailler en équipe,

• Faire preuve d’organisation, et d'anticipation

• Etre réactif et faire preuve de capacités d’adaptation,

• Utiliser les outils bureautiques,

• Accueillir et orienter les personnes,

• S'exprimer aisément face à une diversité des interlocuteurs,

• Savoir identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,

• Savoir adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage.
  

Connaissances associées 

Connaissances générales :

• Droit hospitalier 

Connaissances détaillées :

• Organisation et fonctionnement interne de l’établissement

• Techniques de communication 

Connaissances approfondies :

• Techniques de secrétariat

• Bureautique

• Classement et archivage

• Technique d’accueil physique

• Technique d’accueil téléphonique

• Qualités rédactionnelles